Problemanalyse: Die 5-W(hy)-Methode

Eingeführt hat diese Methode zur Problemanalyse der Gründer von Toyota Saichi Toyoda. Ursprünglich ging es darum, im Rahmen des Qualitätsmanagements unterschiedlichen Produktionsergebnissen, also Fehler oder Abweichungen, auf die Schliche zu kommen. Es sollten dabei aber nicht nur die Symptome beseitigt werden, sondern die Ursache bei den Wurzeln gepackt werden. Daher heißt diese Methode im englischen Sprachraum auch „Root-Cause-Analysis“. Man möchte mit der fortdauernden Frage nach dem „Warum“ die Grundursache finden, die für einen bestimmten Fehler verantwortlich ist. Wie geht man nun in der Regel dabei vor?

 

 

1. Schritt: Eine möglichst umfangreiche Beschreibung des aufgetretenen Problems.

Zunächst geht es darum, das aufgetretene Problem genau zu beschreiben. Dabei sollte man mit allen Beteiligten sprechen und sich selbst ein Bild machen. Annahmen und Spekulationen sollten nicht getroffen werden. Dabei helfen die nachstehenden Fragen:

  • Was ist genau passiert?
  • Wann ist es passiert?
  • Wer war beteiligt?
  • Wo ist es passiert?
  • Wie ist es passiert?
  • Wie viel(e) hat es betroffen?
  • Welche Folgen entstehen?

 

2. Analyse: Die 5-W Methode wird eingesetzt

Um die Grundursache heraus zu finden, wird nun die simple Frage nach dem „Warum“ gestellt. Und zwar solange, bis man diese auch wirklich entdeckt hat. Es kann sein, dass man dazu nur 3 x fragen muss, kann aber auch sein, dass 7 Fragen dazu notwendig sin5-Why-Methoded. Wichtig ist, nicht vorschnell mit dem Fragen aufzuhören und dadurch nur ein Symptom zu beheben, aber die eigentliche Ursache weiter wirken zu lassen. Auch „Totschlag-Argumente“ sollte man nicht zählen lassen. Kinder, die Eltern manchmal mit der ewigen „Warum“-Fragerei in Erklärungsnöte bringen, machen es vor.

 

3. Grundursache beschreiben

In diesem Schritt wird versucht die Grundursache möglichst genau zu definieren. Was verursacht ganz konkret am Ende der „Warum“-Kette das aufgetretene Problem? Welcher Faktor stößt die Ursache-Wirkungs-Kette an? Testen Sie das Ergebnis mit der Frage nach dem ursächlichen Zusammenhang. Wenn >>Grundursache<< nicht mehr besteht oder gelöst ist, dann tritt auch das >>Problem<< nicht mehr auf.

 

4. Maßnahmen treffen

Kennt man die wahre Ursache des Problems, können Maßnahmen diskutiert, beschlossen und umgesetzt werden, um die Grundursache zu eliminieren.

 

5. Überprüfen

Keine Veränderung ohne Überprüfung. Sobald die eigentliche Ursache abgestellt und durch einen anderen Prozess ersetzt wurde, gilt es natürlich diesen auch zu überwachen. So ist sichergestellt, dass das Problem tatsächlich nicht erneut auftritt. Oder aber, dass die Grundursache nicht gefunden wurde und ein anderer Prozess weiter negativ einwirkt. Idealerweise gibt es eine meßbare Komponente, z.B. Ausfallzeiten bei einer Maschine, die das Problem und die Veränderung vergleichbar macht.

 

Die 5-W Methode hat ein paar Vor- und Nachteile:

+ Es ist leicht zu lernen und anzuwenden

+ Es bietet einen guten Einstieg und Einführung in das Thema Problemlösung

+ Verhindert kurzfristige Lösungen (Pflaster drauf und gut is´!)

+ Nacharbeiten werden reduziert und damit Kosten eingespart

+ Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern/Teams wird gefördert

 

- Es wird immer nur ein Einzelfall bearbeitet und ist nicht wiederholbar. Ein anderes Problem betrifft andere Mitarbeiter und die Situation ist ebenfalls eine andere.

- Die Anwendung ist ein stückweit subjektiv und wird durch die Sichtweise der Beteiligten beeinflusst.

- Es ist etwas Erfahrung notwendig, um die richtigen Fragen zu stellen

- Ungeeignet, wenn viele Faktoren eine Rolle spielen

 

Insgesamt ist die 5-W Methode ein einfaches Instrument, um realtiv einfache Probleme zu analysieren und zu lösen. Die Methode kann aber durchaus als Startpunkt bei komplexeren Situationen genutzt werden. Hier würde sich dann die Ursachenforschung verzweigen, da es nicht nur die "eine" Ursache gibt, sondern mehrere Faktoren Einfluss nehmen.

 

Wer mehr wissen will, klickt einfach auf die nachfolgenden Links (Clips in Englisch)

 

The 5 WHYS Problem Solving Technique

5 Whys Root Cause Analysis Problem Solving Tool--Video Training

Root Cause Analysis Course - 5 Whys and Fishbone Diagram

 

 

 

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