ABC-Analyse

Die ABC-Analyse dient im Wesentlichen dazu bestimmte Aufgaben im Unternehmen zu klassifizieren, zu gewichten und zu priorisieren. Je nach Bedeutung und Wichtigkeit (A, B oder C) können daraus konkrete Maßnahmen für die jeweiligen Klassen abgeleitet werden.

Der A-Klasse wird entsprechend mehr Aufmerksamkeit geschenkt, da diese (Kunden, Produkte, Prozesse, Material...) besonders wichtig ist und besondere Auswirkungen auf den Erfolg des Unternehmens hat.

Die Analyse liefert Informationen über die aktuelle Situation in einem bestimmten Bereich des Unternehmens und unterstützt dadurch den Entscheidungsprozess für zukünftige Maßnahmen. Zum Beispiel zeigt sie das Ergebnis auf die Fragen:

• Mit welchen Kunden machen wir welchen Umsatz, bzw. wie verteilt sich der Umsatz auf die Kunden?
• Welche Materialien sind in der Beschaffung am teuersten?
• Welche Produkte sorgen für den meisten Umsatz?
• Welche sind die wichtigsten Prozesse im Unternehmen?

Eingesetzt wird die ABC-Analyse im Einkauf und Beschaffungswesen, im Marketing, in der Produktplanung. Also grundsätzlich bei allen Fragestellungen bei der eine Gewichtung und eine Einteilung in Klassen hilfreich ist.

Auch im Zeitmanagement wird die ABC-Analyse angewandt. Die Grundlage der ABC-Analyse ist die Annahme, dass ein geringer Teil eines Aufwands für den Großteil des Ergebnisses verantwortlich ist. Kann dieser kleine, aber wichtige Teil eingegrenzt werden, soll man sich auf diesen Teil konzentrieren und weiter optimieren.

Der Ursprung der ABC-Analyse liegt im sogenannte Pareto-Prinzip. Pareto war ein italienischer Wissenschaftler (1848–1923), der herausfand, dass 20% der Bevölkerung 80% des Bodens in Italien gehörte. Diese Verteilung bestätigten weitere Untersuchungen in anderen Bereichen und führte in die Erkenntnis, dass 80% eines Ergebnisses mit 20% des Aufwands erreicht werden. Um die letzten 20% zu erreichen ist der Aufwand ungleich höher (80%). Kurz gesagt: Um eine Prüfung mit einer 4 zu bestehen (Ergebnis: Prüfung bestanden) brauche ich einen gewissen Zeitaufwand (20%). Um dann eine fehlerfreie 1 zu erhalten, muss ich zeitlich noch einiges drauf legen (die restlichen 80%)

Bei der ABC-Analyse im Unternehmen ersetzt man nun die Begriffe Aufwand und Ergebnis durch Menge und Wert. Also, welche Menge hat welchen Wertanteil? Z.B. welche Materialart hat welchen Wertanteil an den Gesamtkosten? Oder welcher Kunde hat welchen Anteil am Gesamtumsatz?

Je nachdem, welchen Bereich man untersuchen möchte, könnte eine ABC-Analyse z.B. für Kunden exemplarisch so ausssehen:

Im nächsten Schritt wird die Aufstellung sortiert und um die kumulierten (aufaddierten) Prozentsätze ergänzt:

Die Einteilung in die A, B und C-Kategorien sind nicht absolut festgelegt. Die A-Kategorie sollte bei etwa 70-80% des kumulierten Anteils liegen. Im Beispiel also 4, 1 und 6. 2 und 5 wären B-Kunden (20-30%) und 3 ein C-Kunde (5-10%). Die Betreuung der A-Kunden kann optimiert werden, indem das Unternehmen eine exklusive Service-Hotline anbietet, einen persönlichen Ansprechpartner (Key-Account-Manager) benennt oder ein Bonus-Programm entwickelt. C-Kunden hingegen können durch die Einführung eines Mindestbestellwerts oder Mindermengen-Zuschlags reduziert werden. C-Kunden verursachen einen Aufwand, steuern aber wenig zum Ergebnis bei. Daher möchten viele Unternehmen diese C-Kunden "los werden". Bei den B-Kunden kann das Unternehmen überlegen, wie es diese Kundengruppe zu A-Kunden aufbauen kann, bspw. durch Mengenrabatte oder andere Anreizprogramme.

Ähnlich verhält es sich auch beim Material. Nach der ABC-Analyse wird ersichtlich welche Kaufteile welchen Anteil an den Einkaufskosten haben. A-Teile - geringe Menge, aber sehr teuer - wird das Unternehmen hinsichtlich der Liefer- und Einkaufsbedingungen, des Transportrisikos, der Verfügbarkeit, der Mengenplanung und natürlich der Lieferantenauswahl genauer betrachten. Das Prinzip der ABC-Analyse kann auch bei Produkten, Prozessen, Vertriebsgebieten oder Projekten eingesetzt werden.

Sinn macht eine ABC-Analyse, wenn für die Kategorien unterschiedliche Maßnahmen umgesetzt werden sollen, wie es wie oben bei den Kundengruppen sein könnte. Auch sollten deutliche Differenzen bei den Werten vorliegen. Sind die Summen der einzelnen Kundenumsätze nahe beieinander, wird es schwierig eine sinnvolle Einteilung zu finden.

Grafisch zeigt sich das Verhältnis zwischen Menge und Wert indem man im obigen Beispiel noch eine Spalte hinzufügt, die die kumulierte Menge der Kunden angibt:

Grafisch schaut das dann in etwa so aus:

Die Einteilung der Kategorien/Prozentanteile kann je nach Situation und Grund der Analyse abhängig vom Unternehmen und der Branche unterschiedlich sein. Das Grundprinzip der Einteilung in Klassen wird in vielen betrieblichen Bereichen eingesetzt. So auch im Qualitätsmanagement mit der Frage "Welche Probleme verursachen die meisten Kosten?" oder im Vertrieb "Welche Regionen, Vertiebspartner etc. leisten den größten Beitrag zum Umsatzergebnis?" oder als Arbeits- und Planungstechnik mit der Frage "Welche Aufgaben sind diejenigen, die am meisten zur Zielerreichung beitragen?"

Neben der Einteilung ist die zweite Richtlinie die Priorisierung und Konzentration auf das Wesentliche - die A-Kategorie - und Maßnahmen, die dazu beitragen, diesen Effekt zu verstärken. 

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