Betriebliche Statistik
Eine weitere Methode, bzw. ein Instrument, das zur Analyse in Unternehmen eingesetzt wird, ist die Betriebsstatistik. Innerhalb eines Unternehmens fallen tagtäglich große Mengen an Daten an. Diese Informationen
- sinnvoll zu sammeln,
- zu verdichten,
- übersichtlich aufzubereiten und
- für die Analyse vorzubereiten
gehört zu den Aufgaben der betrieblichen Statistik.
Mit Hilfe statistischer Verfahren werden betriebliche Vorgänge erfasst. Zusammengefasst werden die Daten in Kennzahlen oder Messgrößen. Durch eine Kennzahl können die Ergebnisse einer Erhebung interpretiert, verglichen und über eine bestimmte Zeitperiode hinweg beobachtet werden. Durch die Betrachtung über einen längeren Zeitraum, erhält man Informationen über den Verlauf einzelner Vorgänge, bspw. der Umsatzentwicklung. Kennzahlen können auch in Beziehung zueinander gesetzt werden, um Zusammenhänge zu analysieren oder neue Kennzahlen zu bilden. Das Management nutzt die betriebliche Statistik zur Führung des Unternehmens.
Die Betriebsstatistik ist darüber hinaus für den Soll-Ist-Vergleich im Rahmen der Planungs- und Steuerungsprozesse des Unternehmens sehr wichtig. Denn was man nicht messen kann, kann man auch nicht steuern. „If you can't measure it, you can't manage it.", so ein Zitat des berühmten Ökonomen Peter F. Drucker.
Die Basisdaten erhalten Statistiker aus den Funktionsbereichen des Unternehmens. Also u.a. aus dem Rechnungswesen, der Personalabteilung, der Produktion oder der Marketingabteilung. Daraus können nun die unterschiedlichsten Kennzahlen abgeleitet werden.
- Interessant ist z.B. eine wöchentliche/monatliche Umsatzstatistik zur Verdeutlichung der Umsatzentwicklung über die Zeit, der Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter oder in einer bestimmten Region. Das Verhältnis von Umsatz zu Gewinn zeigt wiederum die Umsatzrentabilität.
- Die Personalabteilung interessiert sich für die Fluktuationsquote. Diese Quote ergibt sich aus den Abgängen und dem Personalbestand. Ist in einer Abteilung die Fluktuationsquote hoch, könnte dies auf eine mangelhafte Personalführung hindeuten. Mitarbeiter sehen sich dazu veranlasst, sich eine Alternativ zu suchen. Gleiches gilt für den Krankenstand: Ist die Anzahl der erkrankten Mitarbeiter im Verhältnis zum Personalbestand sehr hoch, sollte die Geschäftsleitung genauer hinzuschauen und die Ursachen dafür analysieren.
- In der Produktion wiederum sind u.a. die Ausschussquote, die Produktionsmenge oder die Durchlaufzeit bei der Produktion eines Produktes von Interesse.
- Das Marketing möchte wissen, wie viele Neukunden durch eine Werbeaktion gewonnen werden konnten.
- Die Geschäftsleitung braucht Umsatzzahlen, Kosten und Gewinne.
Die Betriebsstatistik übernimmt damit eine zentrale Rolle als "Informant" für die Unternehmensführung. Sie liefert durch die Zusammenfassung vieler einzelner Werte in Kennzahlen und einer übersichtlichen Visualisierung, z.B. mittels Diagramme, eine wesentliche Grundlage für die Entscheidungen der Unternehmensführung.
Die erarbeiteten Daten und Kennzahlen können auch für einen externen Vergleich mit einem anderen Unternehmen (Benchmarking) oder der eigenen Branche genutzt werden. So wird sichtbar, wie bspw. der Umsatz/Mitarbeiter in einer Branche durchschnittlich ist und ob der eigene Wert drüber oder darunter liegt.
In der Statistik unterscheidet man nach der Häufigkeit der Erhebung von Daten und dem Umfang der Daten. Werden Daten regelmäßig erhoben, spricht man von periodischen Erhebungen, wie bspw. dem wöchentlichen Umsatz.
So können Entwicklungen über eine bestimmte zeitliche Periode gut veranschaulicht werden. Z.B. die Umsatzentwicklung pro Woche über ein ganzes Jahr hinweg. Durch die Aufzeichnung der Entwicklung über eine längere Zeit, lassen sich auch Tendenzen für die Zukunft prognostizieren. Das Gegenstück zu dieser Methode wäre eine einmalige Erhebung ohne Wiederholung.
Beim Umfang einer Erhebung betrachtet man die Gesamtmenge. Werden z.B. alle Mitarbeiter befragt, wäre dies eine vollständige Erhebung. Wird nur eine Teilmenge (nur kaufmännische Mitarbeiter) befragt, wäre dies eine Teilerhebung.
Je nach der Größe eines Unternehmens ist die Betriebsstatistik meist innerhalb einer Controlling-Abteilung, bzw. im Rechungswesen angesiedelt. In kleinen Betrieben ist diese Aufgabe meist Chefsache.
Für viele Kennzahlen gibt es feste Formeln. Möchte man eine individuelle Statistik erheben, um ein betriebsspezifisches Problem zu lösen, kann man sich an folgendem Schema orientieren:
1. Vorbereitung und Planung
Was genau soll untersucht werden? Welches Problem soll betrachtet werden? Mit welcher Absicht, mit welchem Ziel soll die Statistik erhoben werden? In diesem ersten Schritt wird die statistische Untersuchung vorbereitet. Z.B wird festgelegt, aus welcher Gesamtmenge welche Kriterien abgefragt werden.
→ Das Verkaufspersonal hat den Eindruck, dass die Kunden immer älter werden und das aktuelle Sortiment nicht mehr alle Bedürfnisse der Kunden decken kann. Es soll erhoben werden, welches Durchschnittsalter die Kunden haben, ob diese mit dem momentan vorhandenen Angebot zufrieden sind und welche Produkte sie vermissen.
2. Datenerhebung
Grundsätzlich können hier eigene Daten (Primärdaten) oder bereits vorhanden Daten (Sekundärdaten) verwendet werden. Eigene neue Daten können z.B. durch einen Fragebogen gewonnen werden. Bereits vorhandene Daten könnten aus der betrieblichen Statistik oder anderen Veröffentlichungen vorliegen.
→ Über einen Zeitraum von einem Monat erhalten die Kunden einen anonymisierten Fragebogen.
3. Aufbereitung der Daten
Das erhobene Datenmaterial wird nun zusammengefasst und verdichtet. Als Ergebnis entstehen eine Übersicht und Zusammenfassung der einzelnen Merkmale.
→ Alle Ergebnisse wurden in einer Excel-Tabelle aufgelistet. Einzelne Produktnennungen werden zu Produktgruppen zusammengefasst. Das Durchschnittsalter wird berechnet. Die prozentualen Anteile werden bestimmt.
4. Präsentation der Daten
Hier gibt es zahlreiche Präsentationsmöglichkeiten. Meist werden Diagramme, Info-Grafiken oder Tabellen genutzt.
→ Altersstruktur
5. Datenanalyse
→ Der Eindruck der Verkaufsmannschaft hat sich bestätigt: 50% der Kunden sind über 40 Jahre alt. Auf Grundlage der zusätzlichen Nennungen zu den Produkten wird die Sortimentsgestaltung überdacht und optimiert.
Durch die Bereitstellung von Informationen und die übersichtliche Aufbereitung helfen Statistiken den Führungskräften dabei, sich einen fundierten Überblick über den Zustand der einzelnen Unternehmensbereiche und des Unternehmens insgesamt zu verschaffem. Auf dieser Basis können entsprechende Analysen und Maßnahmen angestoßen werden.
Beispiele für Kennzahlen:
- Krankheitsausfallquote = Fehlstunden wegen Krankheit/Sollstunden
- Umsatzrentabilität = Gewinn/Umsatz
Beispiel für ein Säulendiagramm zur Darstellung der Absatzentwicklung dreier Produkte:
