Management by Delegation
Führungskräfte benutzen verschiedene Führungstechniken, um Aufgaben und Mitarbeiter zu organisieren und die eigene Arbeitsbelastung in Grenzen zu halten. Zu den bekanntesten Konzepten gehören hierbei die sogenannten 
„Management-by-Techniken“. Hierunter fallen bspw. die Führungsprinzipien des Management by Objectives (Führung durch Zielvereinbarung), Management by Exception (Führung über Ausnahmen) oder eben das Management by Delegation (Führung durch Delegation). Mittlerweile gibt es zahlreiche weitere Management-by-Techniken u.a. Management by Systems, - by Decision Rules oder -by Results. Die drei Erstgenannten gehören aber sicherlich zu den bekanntesten.
Management by Delegation (MbD) beschreibt dabei eine Führungstechnik, bei der der Vorgesetzte eine definierte Aufgabe an einen Mitarbeiter überträgt. Es wird also kein gemeinsam beschlossenes Ziel oder Ergebnis erwartet, sondern ein Aufgabenbereich an eine untergeordnete Stelle übergeben, um die Führungskraft zu entlasten. Dafür muss die Aufgabe aber auch geeignet sein. Also z.B. Routineaufgaben oder klar abgegrenzte Aufgaben. Der Führungskraft obliegt es daher, geeignete Bereiche innerhalb seiner Tätigkeiten zu identifizieren.
Wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung sind dabei:
Aufgabe: Die Aufgabe muss klar definiert sein.
Kompetenz: Der Mitarbeiter muss die notwendigen Fähigkeiten besitzen, um die Aufgabe erledigen zu können. Dies bedeutet, dass er fachlich und persönlich für die Erledigung der Aufgabe zuständig ist. (Sonst könnte man ihn auch nicht verantwortlich machen.). Je nach Aufgabe muss die Führungskraft dem Mitarbeiter auch entsprechende Kompetenzen weitergeben. Bspw. Entscheidungen in einem gewissen Rahmen zu treffen oder Informationen, die für die Aufgabenerledigung wichtig sind, abzurufen.
Verantwortung: Der Mitarbeiter ist für den definierten Aufgabenbereich selbst verantwortlich. Er hat die Handlungsverantwortung. Nur bei Problemen, die der Mitarbeiter nicht selbst lösen kann, schaltet sich der Vorgesetzte ein. Achtung: Die Führungsverantwortung verbleibt beim Vorgesetzten. Diese kann nicht delegiert werden.
Die Balance zwischen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung sollte ausgewogen sein. Das bedeutet, je größer die AUfgabe ist, desto mehr KOmpetenz und Verantwortung erhält der Mitarbeiter. Nutzen Vorgesetzter und Mitarbeiter die Führungstechnik des Management-by-Delegation und haben auch das Prinzip verinnerlicht, dann bedeutet dies eine wesentliche Entlastung für die Führungskraft, da sich diese im Wesentlichen nur noch auf die Kontrolle konzentrieren muss. Die Grundlagen sind dementsprechend geeignete Aufgaben, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter und vertrauensvolle Führungskräfte.
Vorteile:
- Entlastung der Führungskraft
- Eigeninitiative und Motivation des Mitarbeiters wird gefördert
- Transparenz durch klare Aufgabenverteilung (auch über Stellenbeschreibung)
- Kompetenzen der Mitarbeiter werden genutzt
- Schnellere Bearbeitung und evtl. höhere Qualität durch mehr Sachkenntnis des Mitarbeiters
Nachteile:
- Führungskräfte delegieren nur wenig attraktive Aufgaben
- Die Zusammenarbeit kann leiden, da jeder Mitarbeiter nur auf seinen Aufgabenbereich fixiert ist
- Die Führungskraft betrachtet nur noch die Aufgabe und nicht mehr den Mitarbeiter (Aufgabenorientierung vs. Mitarbeiterorientierung – s. Führungsstile)
- Bei zu starker Kontrolle entsteht Unzufriedenheit (Stichwort: Micromanagement)
- Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Führungskraft und der Umsetzung durch den Mitarbeiter (Mitarbeiter macht es nicht so, wie der Vorgesetzte es machen würde)
- Mitarbeiter halten ungünstige Informationen zurück, Fehler werden zu spät bemerkt
- Überforderung des Mitarbeiters bei zu komplexen Aufgabenstellungen
Beispiele:
- Der Abteilungsleiter Marketing delegiert die Pflege der Facebook-Präsenz an einen Mitarbeiter.
- Der Teamleiter Arbeitssicherheit delegiert die elektrotechnische Prüfung an einen Mitarbeiter.
- Der kaufmännische Leiter delegiert den Einkauf von Büromaterialien an eine Assistentin.
- Die Teamleiterin Vertrieb delegiert die Bearbeitung von Reklamationen an einen Mitarbeiter.
Tipps für die Praxis:
- Bei unterschiedlichen Meinungen zu einer Entscheidung nachfragen, warum so entschieden wurde?
- Fehler von Mitarbeitern akzeptieren. Was hat der Zuständige daraus gelernt?
- Im Zweifel Aufgaben in Teilschritten/kleineren Projekten delegieren.
- Lösungen nicht sofort vorgeben. Vorschläge durch den Mitarbeiter erfragen.
- Je nach Unternehmensgröße die Organisation anpassen. Teams bilden, die Aufgaben eigenständig bearbeiten können.